Акт проверки состояния расчетов с подотчетными лицами, кассовых операций в ООО «УК Доверие» за период 2018 год, декабрь 2019 год – I полугодие 2020 года

АКТ

г. Канаш                                                                                   начата: 01.10.2020

окончена: 16.10.2020

Проверки состояния расчетов с подотчетными лицами, кассовых операций в ООО «УК Доверие» (далее по тексту Общество) за период 2018 год, декабрь 2019 год – I полугодие 2020 года.

Проверка проведена инспектором Контрольно – счетного органа города Канаш Чувашской Республики Кондратьевым Алексеем Вениаминовичем, с ведома директора Общества Карсакова Александра Федоровича, в присутствии главного бухгалтера Алексеева Андрея Сергеевича.

Основания для проведения контрольного мероприятия: План работы Контрольно – счетного органа города Канаш на 2020 год. Распоряжение Председателя КСО г. Канаш № 6 от 01.10.2020 года

Предмет контрольного мероприятия: подотчетными лицами и отдельных вопросов финансово – хозяйственной деятельности ООО «УК Доверие».

Объект контрольного мероприятия: ООО «УК Доверие.

Сроки проведения контрольного мероприятия: с 01 октября по 16 октября 2020 года.

Цель проверки: установление просроченной дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами и кассовых операций.

Проверяемый период: 2018 год, декабрь 2019 год – I полугодие 2020 года.

Проверкой установлено:

1. Краткая характеристика объекта контрольного мероприятия:

Предприятие создано в соответствии с решением № 1 от 30.11.2016 года единственного учредителя ООО «УК Доверие» Сергеева Василия Николаевича «О создании ООО «УК Доверие». Место нахождение Предприятия: 429330, Чувашская Республика, город Канаш, ул. Железнодорожная , д. 73, офис 3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица № 1162130069408 от 06.12.2016 года.

Учредителем и собственником имущества Общества является Сергеев Василий Николаевич: паспорт РФ 9711 № 959285, выдан 16.01.2013 года Межрайонным отделом УФМС России по Чувашской Республики, гор. Канаш, ул. Ильича д.4, кв. 2. Устав Обшества утвержден постановлением Администрации города Канаш от 30.08.2017 года. Уставный фонд Решением единственного учредителя № 1 от 30.11. 2016 года, с уставным капитал 10000,0 рублей. Общество имеет лицензию на осуществление предпринимательской деятельности по управлению многоквартирными домами № 021-000187 от 24.03.2017 года, выданная Государственной жилищной инспекцией Чувашской Республики. Срок действия – бессрочно.

Основными видами деятельности Общества согласно Устава являются: удовлетворение потребностей юридических и физических лиц в работах, товарах и услугах, не запрещенных законодательством РФ, а так же извлечение прибыли от своей деятельности.

Ответственными за финансово – хозяйственную деятельность Общества в проверяемом периоде являются:

- директор - Хасянов Ринат Шейхиевич с 14.12.2017 года по 19.06.2020 год;

- главный бухгалтер – Афанасьева Эмма Степановна с 01.06.2017 года  по 13.12.2017 года;

- главный бухгалтер – Саваренкова Татьяна Борисовна с 19.12.2017 года  по 31.05.2019 года;

- директор – Карсаков Александр Федорович с 20.08.2020 года по настоящее время;

- главный бухгалтер – Алексеев Андрей Сергеевич с 01.07.2019 года по настоящее время.

Общество имеет следующие счета в кредитных организациях:

- расчетный счет № 40702810875000000810 в Чувашском отделении № 8613 ПАО «Сбербанк»;

- специальный банковский счет поставщика № 40821810975000000154 в Чувашском отделении № 8613 ПАО «Сбербанк»;

Общество применяет упрощенную систему налогообложения.

Среднесписочная численность работников Общества по состоянию на 01.07.2020 года составляет 15 человек.

Учетная политика Общества утверждена приказом директора  № 2-лс от 09.01.2017 года и не соответствует Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ   от 06.12.2011 года.

Согласно представленных протоколов собраний собственников жилых помещений многоквартирных домов Общество осуществляет управление следующими многоквартирными домами:

- ул. Трудовая д. № 5;

- ул. Кооперативная д. № 6;

- ул. Кооперативная д. № 8;

- ул. Полевая д. № 1;

- ул. Кооперативная д. № 4;

- пер. Б. Хмельницкого д.13;

- ул. Ильича 4;

- ул. Кооперативная д. № 2;

- ул. Свободы д. № 29.

2. Проверка расчетов с подотчетными лицами и ведения кассовых операций.

Проверка расчетов с подотчетными лицами и кассовых операций проведена за 2018 год, 2019 год и I полугодие 2020 года сплошным методом.

Ответственными за ведения кассовых операций Общества в проверяемом периоде являлись:

- главный бухгалтер Саваренкова Т.Б. с 19.12.2017 года по 15.03.2018 года;

- бухгалтер – кассир Яфизова З.Ф. с 15.03.2018 года по 28.09.2018 года;

- бухгалтер – кассир Гафурова Д.Н. с 28.09.2020 года по 01. 07. 2019 года;

- главный бухгалтер Алексеев А.С. с 01.07.2019 года по настоящее время.

В ходе проведенной проверки установлены следующие нарушения:

1. Ведение кассовых операций в проверяемом периоде велось с грубейшими нарушениями Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а именно:

- отсутствие разрешительных подписей ответственных лиц на выдачу денежных средств их кассы Общества (систематический характер нарушении);

- отсутствие Книги регистрации приходных и расходных ордеров (систематическое нарушение) (систематический характер нарушении);

- отсутствие в учетной политике Общества на 2018 год прописанного порядка ведения кассовых операций (систематический характер нарушении);;

- полностью отсутствуют в проверяемом периоде сформированные и подшитые журналы – ордера по счету 50 «Касса» и счету 51 «Банк», по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (систематический характер нарушении);;

- Кассовая книга в проверяемом периоде не ведется(систематический характер нарушении);

- авансовые отчеты не предоставляются в бухгалтерию Общества в установленные законодательством сроки (систематический характер нарушении);

- отсутствует большое количество авансовых отчетов в проверяемом периоде (систематический характер нарушении);

- производится выдача в подотчет денежных средств работникам Общества при наличии существующей задолженности по ранее выданным в подотчет денежным сумам;

- отсутствует сквозная, порядковая нумерация приходных и расходных ордеров (систематический характер нарушении).

Данные нарушения свидетельствуют практически о полном отсутствии контроля за расходованием Обществом наличных денежных средств бухгалтерской службой общества в проверяемом периоде.

2. В нарушении Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и приказа и.о. директора общества от 01.08.2019 года № 2/у «Об утверждении учетной политики», согласно которых «все финансовые операции и отнесение расходов на затраты производится на основании первичных бухгалтерских документов» в Обществе в период с июня 2018 года по декабрь 2018 года отсутствуют первичные кассовые документы (расходные и приходные ордера), вследствие чего не возможно установить фактическое направление расходования наличных денежных средств на нужды Общества и установить их целевое направление. В то же время согласно данных автоматизированного бухгалтерского учета «Инфо - Предприятие» (не подтвержденных первичными кассовыми документами – расходными ордерами) из кассы Общества расходовано денежных средств в сумме 1792453,43 рублей, поступило в кассу Общества денежных средств в сумме 1844715,83 рублей (не подтвержденных первичными кассовыми документами – приходными ордерами). Таким образом, денежные средства в сумме 1792453,43 рублей расходовались на неизвестные цели (не подтверждены первичными документами), что создает предпосылки к их хищению. Оборотно – сальдовая ведомость по счету 50 «Касса» за период июнь – декабрь 2018 года прилагается. Объяснительная главного бухгалтера прилагается.
3. В нарушении Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и приказа и.о. директора общества от 01.08.2019 года № 2/у «Об утверждении учетной политики» в период с июня 2018 года по декабрь 2018 года по данным автоматизированного бухгалтерского учета «Инфо - Предприятие» установлены излишки (не оприходование поступивших денежных средств в кассу Общества) в кассе Общества в общей сумме 225263,98 рубля, в том числе:

- 05.06.2018 года – 5895,19 рублей;

- 16.08.2018 года – 130686,93 рублей;

- 17.08.2018 года – 40441,16 рублей;

- 19.10.2018 года – 48240,7 рублей;

Данное нарушение напрямую способствует хищению денежных средств из кассы Общества, так как поступившие в кассу Общества денежные средства не ставиться на учет и полностью неподконтрольны. Первичные денежные кассовые документы за данный период отсутствую. Оборотно – сальдовая ведомость по счету 50 «Касса» за период июнь – декабрь 2018 года прикладывается. Объяснительная главного бухгалтера прилагается.

4. В нарушении Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ из кассы Общества в 2019 году выдано в качестве возврата займа директору Общества Хасянову Р.Ш. денежные средства в общей сумме 86000,0 рублей, в том числе:

-  по расходному ордеру б/н от 29.03.2019 года в сумме 50000,0 рублей;

- по расходному ордеру 391 от 08.02.2019 года в сумме 3000,0 рублей;

- по расходному ордеру 453 от 17.05.2019 года в сумме 8000,0 рублей;

- по расходному ордеру 454 от 08.10.2019 года в сумме 25000,0 рублей;

В то время как в нарушение Гражданского Кодекса РФ договора о денежном займе с Хасяновым Р.Ш. Обществом не заключались. Денежные средства в кассу Общества, Хасяновым Р.Ш. в виде предоставления займа, либо другой финансовой помощи Обществу в 2019 году не вносились. Таким образом, Хасяновым Р.Ш. в 2019 году присвоены денежные средства в сумме 86000,0 рублей.

Объяснительная Главного бухгалтера, бухгалтерская справка по возврату займов. Копии расходных ордеров прикладываются.

5. В нарушении Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ПБУ 10/99 "Расходы организации», утвержденное Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н, директор Общества Хасянову Р.Ш. пользуясь служебным получил в подотчет денежные суммы за период с 01.01.2017 года по 19.06.2020 года в сумме 1164519,93 рубля, при этом по состоянию на 16.10.2020 года директором Общества Хасяновым Р.Ш. предоставлено авансовых отчетов на общую сумму 740905,80 рублей. Директор Общества Хасянов Р.Ш. уволился 19.06.2020 года. По состоянию на 16.10.2020 года за Хасяновым Р.Ш. числится задолженность по данным бухгалтерского учета и авансовых отчетов перед Обществом в общей сумме 423614,13 рублей, удержание из заработной платы Хасянова Р.Ш. сумм задолженности по авансовым отчетам до момента увольнении не производилось. Таким образом, Хасянов Р.Ш. пользуясь служебным положением присвоил денежные средства Общества (плата населения за содержание и текущей ремонт жилья) в общей сумме 423614,13 рублей. Оборотно – сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с указанием сумм, даты и номера расходных ордеров прилагается. Объяснительная главного бухгалтера прилагается.

6. В нарушении Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ПБУ 10/99 "Расходы организации», утвержденное Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н, Гражданского Кодекса РФ, Федерального закона "О связи" от 07.07.2003 N 126-ФЗ производилась оплата за сим – карту не зарегистрированную на Общество. Договор с оператором мобильной связи «Би Лайн» Обществом в проверяемом периоде не заключался. Оплачены в проверяемом периоде за счет Общества денежные средства за мобильную связь неустановленного субъекта права в сумме 3514,90 рублей, что является необоснованными расходами. Оборотно – сальдовая ведомость по услугам связи и объяснительная. Объяснительная главного бухгалтера прилагается.

3. Проверка состояния бухгалтерского учета общества.

В соответствии со штатным расписанием Общества, утвержденного учредителем, бухгалтерская служба Общества состоит из 2 (двух) штатных единиц: главного бухгалтера и бухгалтера – кассира. Копия штатного расписания прикладывается.

Проверкой состояния бухгалтерского учета Общества выявлены грубейшие нарушения требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а именно отсутствие первичных бухгалтерских документов на принятие к учету и отнесения на расходы организации – приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, ведомости на оприходования и списания материалов и ГСМ, отсутствие сформированных и сброшюрованных журналов – ордеров бухгалтерского учета по всем счета бухгалтерского учета, несоответствие данных автоматизированного бухгалтерского учета «Инфо - Предприятие» имеющимся в наличие первичных бухгалтерских документов (списание материалов за весь проверяемый период проведено в ходе проведения проверки, а расходы по материалам и ГСМ необоснованно включены в расходы Общества в каждый отчетный период (год), что ведет к занижению налогооблагаемой базы, отсутствуют первичные бухгалтерские документы (ведомости на списание материалов, наряды на проведение работ, сметы работ, акты выполненных работ) подтверждающие факт проведения текущего ремонта многоквартирных домов, находящихся в управлении Общества, систематически даются неправильные бухгалтерские проводки. Объяснительная главного бухгалтера прилагается.

4. Выводы

1. Установлено полное отсутствие ведение бухгалтерского учета денежных средств Общества в проверяемом периоде.
2. В проверяемом периоде, в результате отсутствия ведения бухгалтерского учета и контроля за использованием денежных средств населения со стороны руководства Общества денежные средства населения уплаченные за содержание многоквартирных домов, находящихся в управлении Общества в сумме 1792453,43 рубля (отсутствие первичных кассовых документов, подтверждающих факт расходования денежных средств).
3. Установлено неоприходование денежных средств в кассу Общества (излишки) в сумме 225269,98 рублей, что создает прямые предпосылки к хищению денежных средств.
4. Установлено из кассы Общества получение возвратов денежных займов Хасянову Р.Ш. в сумме 86000,0 рублей в то время как Хасянов Р.Ш денежные займы Обществу фактически не представлял, что является прямым необоснованным обогащением и может расцениваться как факт хищения денежных средств.
5. Установлена оплата в проверяемом периоде за счет Общества денежнычх средства за мобильную связь (оператор Би Лайн) неустановленному субъекта права в сумме 3514,90 рублей, что является необоснованными расходами.
6. Установлена кредиторская задолженность Хасянова Р.Ш. перед Обществом по состоянию на 16.10.2020 года в сумме 423614,13 рублей по полученным в подотчет денежным суммам (уволен Хасянов Р.Ш. 19.06.2020 года), что так же может являться хищением денежных средств.
7. Таким образом, общий прямой ущерб причиненный Хасяновым Р.Ш Обществу и населению, проживающих в управляемыми обществом многоквартирными домами составляет в сумме 509614,13 рублей (86000,0 + 423614,13).
8. Общий ущерб, причиненный халатным отношением со стороны руководства и бухгалтерской службы Общества населению, проживающих в управляемыми обществом многоквартирными домами и Обществу составил в сумме 2530852,44 рубля (1792453,43+225269,98+86000,0+423614,13+3514,90).

  

Инспектор

контрольно-счетного органа города Канаш                                  А.В. Кондратьев

 

Главный бухгалтер ООО «УК Доверие»                                       А.С. Алексеев

 

Директор ООО «УК Доверие»                                                      А.Ф. Карсаков